Hur ser ”Uppdrag ordförande” ut i Skintebo Odlarförening

Odlarförening är en idéel förening och just denna juridiska form sätter ramarna för uppdraget som ordförande utåt mot omvärlden, såsom föreningens stadgar sätter ramarna för hur en ordförande kan utöva sitt uppdrag att leda verksamheten internt under ett år. Det är årsmötet som har den yttersta ansvaret och rätten att avsätta eller välja en ordförande. Uppdraget utåt En ordförande i Skintebo Odlarförening har att representera föreningen mot bank, Göteborgs kommun via Fastighetskontoret, och allmänheten.

– Mer specifikt blir bankkontakten att ta ansvar för föreningens ekonomi, med hjälp av föreningens kassör som sköter det praktiska i bokföringen och deklarationen.

– Fastighetskontoret är motparter i arrendeavtalet och där bevakar ordförande avtalet så inga avtalade regleringar bryts, ex. avgiftshöjningar och står för en ”god relation” parterna emellan.

– Ordförande svarar för inkommande mail från allmänheten och står för delegeringen av ärende till resten av styrelsen ex. ansökan om medlemskap via kölistan eller uppdateringar av hemsidan/facebooksidan.

Tidsåtgången för denna del i uppdraget är ca 10 min/ veckodag om inget extraordinärt inträffar.

Uppdraget inåt

I första hand leder ordförande styrelsearbetet som rent formellt består utav att sätta agenda för styrelsemöten utifrån önskemål från årsmötet ( medlemmarna ) ex. 2020 utbyggnad av antal lotter. För 2021 är det ordningsregler och extrastämma som ex. Sedan är det helt upp till arbetsfördelningen inom styrelsen som sätter tidsramen för hur mycket tid som går åt att vara ordförande. Nuvarande styrelse är mycket effektiv och har upparbetet bra och funktionella strukturmallar så jag ( Tom ) klarar mig med 2 timmar i månaden.

Uppdrag kassör Skintebo Odlarförening

  • Förbereda ekonomisk redovisning inför årsmötet, vilket innehåller budget för kommande år och redovisning för innevarande år. Finns mall på Excel för båda.
  • Fylla i skattedeklarationen, signera och skicka in denna
  • Maila utskick till medlemmar och kölistan angående årsavgift i början på januari
  • Kontrollera årsavgift-inbetalningar på föreningens konto och avboka betalningarna på medlemslistan och kölistan

–       Loppande under året:

  • Uppdatera redovisning med aktuella intäkter och utgifter. Kontrollera att budgeten håller, så det finns pengar på kontot i slutet på året
  • Betala fakturor
  • Överföra utlägg mot kvitton till styrelsemedlemmar, som har köpt in till föreningen
  • Uppdatera medlems – och kölistan med tillkomna och avgångne medlemmar (kan evt. övergå till sekretären)
  • Uppdatera email adresser på medlemmar och kölista på Gmail-kontakter, när det är ändringar, tillgång eller avgång (kan evt. övergå till sekretären)
  • Delta i styrelsemöten ungefär 2-4 x per år

Uppdrag sekreterare i Skintebo Odlarförening

Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt. Sekreteraren sköter tillsammans med ordförande kontakten med olika samarbetspartners och myndigheter.

Protokoll

Det är sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att han eller hon är uppmärksam på det som diskuterats och de beslut som fattas på styrelsemötet och ledarteammöten. Protokollets struktur ska följa mötets agenda. Protokollet skall innehålla administrativa uppgifter såsom datum för mötet, närvarande och till vilka protokollet skall delges. När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen.

Verksamhetsplan

En verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Detta arbete gör styrelsen tillsammans

Verksamhetsberättelse

(Detta verkar ofta ligga på sekreteraren? Hur tycker vi att det skall skötas av kommande styrelse?)

Informationsspridning

Sekreteraren ansvarar för hemsidan och att information hamnar där. Övrig informationsspridning såsom på sociala medier hjälps hela styrelsen åt med.